PERFIL DE UNA SECRETARIA

Es importante señalar la diferencia de nivel que puede exigírsele a una secretaria de administración en comparación con una secretaria de dirección. Alcanzar un puesto en este último grado, requiere un completísimo perfil, tanto laboral como personal, dada la enorme y cada vez mayor competitividad, dentro de la empresa actual, para este tipo de puestos.
El tópico de la ayudante del jefe, que le prepara el café, hace fotocopias, mecanografía documentos y archiva informes ha desaparecido radicalmente en la sociedad laboral de hoy en día. Ahora, la secretaria, la buena secretaria, es la mano derecha del jefe y colabora para que el trabajo del mismo sea más ligero, más organizado, más puntual.
Funciones principales de la Secretaria:
• Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.

• Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.

• Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.

• Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas por su superior

.• Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.

• Atender y organizar llamadas telefónicas y las visitas al director.

• Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.

• Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
Perfil profesional:

• Formación a nivel de COU o Formación Profesional Administrativa, como mínimo.

• Curso de Secretariado en Escuela de negocios.

• Dominio imprescindible de uno o más idiomas extranjeros, en sus formas hablada y escrita (Inglés, como preferente, Francés, Alemán…)

• Mecanografía y taquigrafía

• Dominio de herramientas informáticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones específicas…)
Perfil personal y su equivalente grafológico
Persona equilibrada y segura de sí misma: su escritura será clara y legible, de tamaño normal, preferentemente curva aún con presencia de ángulos, vertical o inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con rúbrica simple o ausente.
Inteligencia y capacidad para tomar decisiones escritura ágil, progresiva, con presencia de ligados altos, espontánea y vibrante, presión firme y rasgos personalizados.
Capacidad para el orden y la organización: página bien ocupada, márgenes ordenados, escritura clara, puntuación precisa y atenta, rúbrica ejecutada antes que la firma.
Habilidades comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, óvalos simples o ligeramente abiertos, presencia de guirnaldas, escritura agrupada con enlaces curvos, margen derecho pequeño.
Discreción y saber estar: escritura legible aún sin exceso, con presencia de rasgos filiformes, y óvalos simples cerrados o ligeramente abiertos hacia la izquierda, simplificada y extendida; firma semi-legible.
Gran capacidad de iniciativa y visión de futuro: escritura progresiva, presión firme, trazado ágil, puntuación ligeramente avanzada y ligera inclinación hacia la derecha.
Motivación: renglones con dirección horizontal o ligeramente ascendentes, presión firme, escritura extendida y dinámica; firma sencilla, situada a la derecha y ligeramente ascendente.